Outils de gestion de projet - Aider les chefs de projet

Cet article d'Edureka sur les outils de gestion de projet parle de l'importance et de l'utilisation de divers outils de gestion de projet utilisés dans divers domaines.

Efficace gestion de projet est un must quand on parle de projets réussis. La gestion d'un projet à petite échelle est simple, mais les choses deviennent vraiment difficiles lorsque la taille de l'équipe commence à croître. La gestion simultanée de toutes les tâches et des personnes impliquées dans un projet peut s'avérer fastidieuse. C'est ici queles outils de gestion de projet entrent en scène. Dans cet article, je discuterai de tout ce que vous devez savoir avant de choisir vos outils de gestion de projet.



Voici les sujets dont je vais parler dans cet article:



Aperçu de la gestion de projet

«La gestion de projet est la discipline qui consiste à lancer, planifier, exécuter, contrôler et clôturer le travail d'une équipe pour atteindre des objectifs spécifiques et répondre à des critères de succès spécifiques.»

- Wikipédia



En termes plus simples, est le processus d'organisation et de gestion de toutes les activités liées à un projet. Cela aide à gérerun projet du tout début à une fin définie, avec l'objectif idéal de livrer le résultat dans les délais et dans les limites du budget. Un cadre de gestion de projet adéquatincarne un cycle de vie de projet et cinq grands groupes de processus de gestion de projet. Ces groupes de processus regroupent 10 domaines de connaissances et 49 processus qui fonctionnent souvent à peu près au même moment sur un projet ou avec des entrées et des sorties homogènes. Ces groupes sont:

  1. Initier: Dans ce groupe de processus, la portée initiale du projet est définie et les ressources sont engagées.
  2. Planification: Dans ce groupe de processus,un niveau de détail approprié est prévu pour le projet.
  3. Exécution: Ce processusgroupese compose des processus qui sont utilisés pour terminer le travail défini dans le plan de gestion de projet.
  4. Surveillance et contrôle: Ce groupe de processus implique le suivi, l'examen et la régulation de la performance du projet.
  5. Fermeture: Ce groupe de processus est une partie importante de la gestion de projet, effectuée pour finaliser toutes les activités du projet pour terminer le projet.

À présent, vous devez avoir compris que la gestion de projet est un processus prolongé. L'ensemble de ce processus repose uniquement sur les épaules d'un chef de projet. Gérer et organiser un projet n'est pas du tout une tâche facile. Si le chef de projet n'est pas suffisamment qualifié, il y a de fortes chances que votre projet ne produise pas le résultat escompté. De nos jours, pour prouver leur emprise et leur expertise sur le sujet, les chefs de projet optent souvent pour des certifications comme PMP. J'ai écrit un article détaillé sur le auquel vous pouvez vous référer pour plus d'informations.

Eh bien, le concept de gestion de projet remonte au début du 19e siècle, mais a été reconnu comme une profession distincte au milieu du 20e siècle. Les chefs de projet ont commencé par utiliser des outils traditionnels tels que le stylo et le papier pour suivre les activités où tout devait être fait manuellement.Mais avec les progrès technologiques, les chefs de projet utilisent désormais divers outils de gestion de projet pour accélérer et faciliter l'ensemble du processus de travail.



Dans la section suivante de cet article, je vais vous donner un aperçu complet de ce que sont les outils de gestion de projet et comment les utiliser.

Outils de gestion de projet

Les outils de gestion de projet sont essentiellement lesdes outils qui aident un individu ou une équipe à organiser efficacement le travail et à gérer des projets. Il peut s'agir d'un logiciel open source ou payant qui peut être acheté en ligne.

Étant donné que la gestion de projet est une tâche complexe qui se compose de nombreuses activités difficiles, les outils de gestion de projet agissent souvent comme une aide pour les gestionnaires de projet. Il existe différents types d'outils de gestion de projet disponibles sur le marché. Ils peuvent être automatisés par logiciel ou actionnés manuellement. Comme nonoutil unique répond à tous les besoins de gestion de projet, en tant que chef de projet, vous devez choisir un outil de gestion de projet qui convient le mieux à votre projet et à votre style de gestion. Ces outils non seulement soulagent la charge de travail du chef de projet, mais aident également à normaliser le travail et la routine de l’ensemble de l’équipe.

Les outils de gestion de projet sont généralement définis par les différentes fonctionnalités proposées. Ils incluent, mais ne sont pas limités à:

Caractéristiques des outils PM - Outils de gestion de projet - Edureka

1. Planification et planification

La planification et l'ordonnancement sont des caractéristiques importantes de tout outil de gestion de projet. Pour gérer et synchroniser une équipe de manière appropriée, il est très important de garder les tâches et les responsabilités de chaque membre de l’équipe visibles et distinctes. Un bon outil de gestion de projet vous aidera à planifier et à attribuer sans effort des tâches aux membres de votre équipe, ainsi que les dates d'échéance. Cela aidera également à fixer les priorités et à décider des délais. De plus, il vous informera chaque fois que votre projet approche de la date d'achèvement prévue mais que votre activité est toujours incomplète.

2. Communication et collaboration

Communication et collaborationavec votre équipe dans un seul outil sans avoir à changer d'écran et de logicielsont des éléments essentiels de tout projet réussi. Tous les outils de gestion de projet sont généralement livrés avec un tableau de bord où le chef de projet peut suivre l’équipe ainsi que l’avancement du projet. En outre, les membres de l’équipe peuvent accéder au travail de chacun via le tableau de bord. Peu d'autres fonctions indispensables à la collaboration dans un outil de gestion de projet incluent le partage de statut, les commentaires, le suivi, l'historique des versions, etc.

3. Documentation

Tenir une documentation manuelle peut être une tâche fastidieuse. Même avec tous vos efforts, il y a toujours une possibilité d'erreurs qui n'est certainement pas une bonne nouvelle pour votre projet. Ainsi, les outils de gestion de projet incluent souvent la fonctionnalité de documentation lorsqu'uneToutes les informations de votre projet sont accessibles en un seul endroit. Ces informations peuvent incluretâches planifiées / terminées, données de ressources, informations de facturation, etc.

4. Gestion des ressources

L'optimisation des ressources d'un projet peut vraiment réduire le temps de réalisation et le coût du projet. Ainsi, une fonction de gestion des ressources efficace au sein de votre outil de gestion de projet peut être vraiment utile et pratique. Avec cela, vous obtenez un aperçu complet de l’ensemble du coût du projet qui est ensuite décomposé en coût de diverses ressources. Ces ressources peuvent être matérielles, humaines, dépenses, etc. Ainsi, à l'aide d'un outil de gestion de projet, vous pourrez optimiser ces ressources et gérer efficacement tous les processus du projet.

5. Estimation des risques

Les risques sont quelque chose que vous ne pouvez jamais prévoir. En raison d’incidents imprévus (catastrophe naturelle, récession, etc.), la durée de la tâche de votre projet, son avancement, ses délais, son budget, ses participants, etc. peuvent être influencés. Un chef de projet doit être capable de calculer ces types de risques, mais si vous utilisez un outil de gestion de projet, il doit effectuer cette tâche à votre place. Surtout pour les projets de longue date, de nombreux facteurs peuvent avoir un impact. Avec l'aide de ces outils, vous pouvez rester préparé à tout risque qui se présente à vous et gérer de telles situations avec plus de précision.

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6. Rapports

Pour un projet réussi, vous devez avoir un aperçu complet de lales lacunes et les problèmes qui nécessitent une attention et une solution immédiates. Lorsque vous décidez de votre outil de gestion de projet, vous devez vous assurer qu'il possède deux fonctionnalités les plus importantes qui sont des rapports perspicaces et des tableaux de bord d'indicateurs clés de performance (KPI). De plus, avec des outils de reporting appropriés, vous pouvez créer des rapports personnalisables et collecter toutes les données de projet précédemment insérées.

7. Base de référence et estimation

Pour un projet,la ligne de base doit être clairement définie au tout début du plan de projet à l'aide duquel vous pouvez mesurer et comparer l'avancement de votre projet. Désormais, un outil de gestion de projet doit disposer de cette fonctionnalité pour qu'un gestionnaire puisse comparer un état des choses en temps réel avec l'estimation et analyser les écarts. Il existe divers outils sur le marché qui offrent des options de base automatiques, alors tout en choisissant votre outil, choisissez judicieusement.

Besoin d'outils de gestion de projet

1. Approche standard

Les outils de gestion de projet guident l'ensemble du processus de développement de projet de manière standardisée. À l'aide de l'outil, unLe chef de projet peut organiser l'ensemble du processus avec des modèles et d'autres supervisions. Cela les aide à s'assurer que les projets avancent comme ils l'ont prévu sans se faire dérailler.

2. Suivi

Le suivi de l'avancement du projet est très important, surtout s'il est d'une durée à long terme. Les logiciels de gestion de projet se spécialisent dans cette fonctionnalité et la plupart d'entre eux fournissent un système de suivi de la progression des tâches et des activités en temps réel. Ces outils aident à suivre et surveiller diversétapes d'un projet. Ils peuvent également prédire si le projet sera en mesure de respecter le calendrier, en suivant le rythme actuel. Ainsi, il est très utile en ce qui concerne l'achèvement en temps opportun et la réduction des coûts d'un projet.

3. Gestion efficace

Les outils de gestion de projet fournissent une vue d'ensemble complète du projet qui aide un chef de projet à aligner et prioriser les tâches.Avec ceux-ci, un chef de projet peut être plus organisé et systématique en termes de planification, d'ordonnancement, de suivi des progrès, de documentation, de gestion budgétaire, d'allocation des ressources, de gestion des risques, etc. Avec les outils de gestion de projet, vous pouvez facilement rester dans votre périmètre et suivre les progrès.

4. Planification budgétaire efficace

Le budget est l'un des principaux moteurs de tout projet. La réalisation d'un projet réussi et opportun dans les limites du budget estimé nécessite beaucoup de planification et de contrôle. Un outil de gestion de projet doit aider un chef de projet à sortir de cette situation difficile et à planifier un budget adéquat.

5. Prise de décision optimisée

Avec tout disponible en un seul endroit, les outils de gestion de projet conduisent souvent à une meilleure prise de décision. Comme vous disposez de tous les paramètres en temps réel liés à la tâche et aux activités du projet, lele processus décisionnel devient amélioré et précis.

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6. Meilleure communication

Les outils de gestion de projet établissent un entonnoir de communication facile non seulement avec les membres internes du projet, mais également avec les membres externes, comme les clients et les parties prenantes. Grâce à ces outils, le flux d'informations devient clair et précis sur toute tâche ou activité concernant le projet.

7. Partage de documents

Le partage de documents est une activité vitale dans tout projet et avec les outils de gestion de projet dans l'image, cette tâche devient sans effort. Ilpermet aux parties prenantes du projet de trouver des documents plus complets, des wireframes, des spécifications, etc., pour assurer la transparence et la communication.

8. Amélioration de la satisfaction client

Avec tout ce qui est fait dans les limites et le budget fournis avec la qualité supérieure, les clients sont tenus d'être satisfaits.Des outils de gestion de projet efficaces offrent les fonctionnalités qui permettent à cette relation client / fournisseur de se poursuivre même après la réalisation et la livraison du projet.

Meilleurs outils de gestion de projet sur le marché

Ci-dessous, j'ai répertorié les 10 meilleurs outils de gestion de projet disponibles sur le marché:

1. Wrike

Wrike est un puissant logiciel de gestion de projet en ligne qui offre une visibilité et un contrôle complets sur les tâches du projet. Il s'agit d'un logiciel primé pour la gestion de projets en ligne et contribue à améliorer la vitesse et l'efficacité du travail dans les groupes colocalisés et distribués.

2. Asana

Asana est une application de gestion de projet web et mobile conçue pour aider les équipes suivre leur travail. Il est simple de démarrer, mais suffisamment puissant pour gérer l'ensemble de votre entreprise. Il fournit de nombreuses fonctionnalités qui peuvent aider votre organisation et suivre le travail d'une manière qui s'adapte au flux de travail de chaque équipe en offrant transparence et clarté aux collègues.

3. Trello

Trello est une application de gestion de projet basée sur le Web développée parBrouillard RuisseauLogiciel etestactuellement détenue par Atlassian. Des startups aux entreprises Fortune 500, Trello fournit le moyen visuelpour que les équipes collaborent sur n'importe quel projet. Il est incroyablement flexible et facile à utiliser. Il garde une trace de chaque détail, qu'il s'agisse d'une grande image ou d'un détail infime, en utilisant une gestion de style kanban.

4. JIRA

jira - Outils de gestion de projet - Edureka

JIRA est un outil de gestion de projet plus couramment utilisé pour le suivi des bogues et des problèmes.Utiliser JIRA vouspouvez facilement planifier, suivre et gérer vos projets de développement de logiciels agiles en personnalisant votre flux de travail et votre collaboration d'équipe. Il fournit des fonctionnalités spéciales pour le développement de logiciels agiles qui aident les équipes à rester concentrées sur la fourniture de valeur itérative et incrémentielle, aussi rapidement que possible, avec des tableaux de mêlée personnalisables.

5. Camp de base

Camp de base est un outil de communication en temps réel qui aide les équipes à rester sur la même longueur d'onde et estmoins pour les tâches de gestion de projet traditionnelles. C'est un service fiable qui offre une configuration simple et un temps d'apprentissage court. Outre les listes de tâches, le calendrier, les dates d'échéance et les fonctions de partage de fichiers permettent de suivre les priorités et les éléments exploitables plus facilement.

6. Zoho

Zoho est un logiciel de gestion de projet en ligne gratuit qui vous permet de rendre vos projets commerciaux plus productifs et de les terminer dans un délai donné. En utilisant Zoho, vous pouvez obtenir un aperçu détaillé avecdes graphiques et des rapports tout en collaborant de manière transparente avec votre équipe, vos clients, vos fournisseurs ou vos consultants.

7. Podium

Podium est un service de collaboration basé sur le cloud optimisé par Citrix.Ilest un outil de collaboration sociale qui permet de créer des applications et de configurer des espaces de travail pour prendre en charge les flux de travail préférés et devenir plus efficace. C'est l'outil parfait pour améliorer la collaboration car il vous permet de vous connecter avec des collègues via un réseau social interne et un chat.

8. FreedCamp

Freedcamp est un outil de gestion de projet et un système d'organisation en ligne. Il peut être utilisé par unun ou plusieurs utilisateurs qui collaborent à l'aide du cloud computing. C'est un outil idéal pour les personnes et les entreprises qui souhaitent garder le contrôle de leurs projets, ressources, budget, temps, etc.Freedcamp vous aide principalement à améliorer votre flux de travail, à déterminer vos objectifs et à atteindre vos objectifs dans les délais et le budget spécifiés.

9. Scoro

Scoro est une solution complète qui intègre toutes les fonctionnalités nécessaires à tout logiciel de gestion de projet. En utilisant Scoro, vous pouvez gérer toute votre entreprise en un seul endroit, c'est-à-dire qu'il unifie vos systèmes disparates et d'innombrables feuilles de calcul en un seul outil. Il s'agit essentiellement d'une solution logicielle en tant que service pour les services professionnels et créatifs.

10. Microsoft Project

projet MS est un outil de gestion de portefeuille de projets fourni par Microsoft. Il fournit le cloudbaséet des options sur site. Il fournit également les outils de planification intégrés qui aident à organiser et à garder un œil sur les projets, y compris les tâches quotidiennes et la direction générale.

Ce sont les 10 meilleurs outils du marché. Il existe d'autres outils disponibles sur le marché qui sont utilisés dans divers domaines. Sur ce, je conclurai cet article sur les outils de gestion de projet. J'espère que cela a contribué à ajouter de la valeur à vos connaissances. Avant de commencer votre projet, vous pouvez consulter mon article.

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